Zoom Meeting dan Webinar semakin sering digunakan di berbagai instansi maupun bidang. Agar acara Zoom Meeting atau Webinar berjalan dengan aman dan lancar maka diperlukan peran host.

Berikut adalah langkah – langkah menjadi host dan beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika Zoom Meeting sedang berlangsung :

  1. Membuat Jadwal Zoom Meeting

Membuat jadwal Zoom Meeting meliputi mengisi topik, waktu, durasi, ID meeting dan password. Untuk meningkatkan keamanan saat Zoom Meeting, beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain:

  • Selalu aktifkan Waiting Room
  • Centang “Mute Participant Upon Entry ” agar peserta baru tidak langsung hidup mic-nya
  • Centang ” Only authenticated users can join ” sehingga peserta dipaksa harus login ke Zoom terlebih dahulu.
  • Untuk memverifikasi peserta yang akan ikut, sebaiknya buat formulir registrasi untuk peserta Zoom Meeting atau Webinar

2. Memulai Zoom Meeting

Ketika Zoom Meeting atau Webinar sudah dimulai, berikut hal yang perlu diperhatikan :

  • Pada menu Security – Allow Participants to, hilangkan centang “Share Screen”, hilangkan centang “Mute Themself”

Cara paling sederhana mengikuti Zoom Meeting atau Webinar adalah menggunakan handphone atau laptop. Audio video perangkat tersebut sudah cukup untuk pengguna perseorangan.

Untuk webinar dengan skala lebih besar dengan pembicara / narasumber ada yang offline dan online maka dibutuhkan pengaturan perangkat audio agar suara yang masuk dan keluar tidak bermasalah.

Perangkat audio Webinar:

  1. Microphone wireless. Microphone wireless membuat peserta lebih leluasa dalam berbicara.
  2. Mixer. Mixer audio berfungsi untuk mengatur suara yang seminar dan peserta webinar. Pengaturan audio pada mixer agar komunikasi dua arah dapat berlangsung dengan baik
  3. Speaker Aktif

Pengaturan audio Webinar :

  1. Pengaturan suara input dan output pada peserta offline bisa diatur seperti sound system biasa, yaitu Microphone – Mixer – Speaker aktif.
  2. Untuk menghubungkan dengan aplikasi Zoom, input pada komputer diambil dari output dari mixer, sementara output speaker dari komputer disambungkan dengan input pada mixer.

Open Broadcaster Software (OBS) adalah perangkat lunak yang umum digunakan merekam video dan live streaming. Aplikasi ini tersedia gratis dan open source. Mendukung berbagai platform streaming seperti Facebook, Youtube, Twitch dan lain – lain.

Aplikasi ini memiliki banyak fitur untuk menghasilkan video lebih bagus karena mendukung banyak sumber video, audio, games, gambar maupun capture layar. Tata letak juga bebas dikelola sehingga tampilan video lebih baik.

Zoom Meeting atau Webinar semakin umum digunakan dan terkadang membutuhkan tampilan video yang tidak standar. Zoom mendukung virtual background namun konfigurasinya terbatas.

Lalu apakah output video dari aplikasi OBS bisa digunakan untuk Zoom Meeting atau Webinar?

Cara menyambungkan OBS untuk Zoom Meeting atau Webinar adalah :

  1. Download plugin OBS Virtualcam disini
  2. Install OBS Virtual Cam lalu buka aplikasi OBS pilih – Tool – VirtualCam – Klik Start
  3. Pilih OBS-Camera pada aplikasi Zoom

Selanjutnya anda bisa mengatur tampilan video di Zoom dengan mengelola atau edit langsung pada aplikasi OBS.

Update :

Pada OBS versi 26 sudah ada fitur virtual camera tanpa harus install plugin. Jadi tinggal update OBS anda dengan versi terbaru dan pilih – Start Virtual Camera

Tulisan terkait:

  1. Cara membuat formulir registrasi peserta Zoom Meeting atau Webinar
  2. Perbedaan antara Zoom Meeting dan Webinar
  3. Kecepatan atau Bandwidth Internet untuk Zoom Meeting atau Webinar

Video conference menggunakan Zoom fiturnya semakin banyak, baik untuk keperluan rapat online ( web meeting) atau seminar online ( webinar).

Salah satu fitur yang sangat bermanfaat terutama bagi instansi yang menyelenggarakan web meeting / webinar adalah fitur registrasi peserta. Ini memudahkan penyelenggara untuk mengetahui data peserta sebelum acara dimulai. Jika biasanya link yang dibagikan berisi meeting id dan password maka jika anda mengaktifkan fitur registrasi peserta akan diarahkan untuk mengisi formulir sesuai dengan pertanyaan yang diberikan.

Berikut langkah – langkah mengaktifkan fitur registrasi pada aplikasi Zoom

  1. Login ke aplikasi Zoom melalui browser dengan alamat https://zoom.us/
  2. Pilih menu ” Meetings” lalu klik “Schedule a Meeting “
  3. Isi formulir sesuai dengan acara yang akan dibuat lalu centang menu Registration : Required
  4. Setelah klik “Save” maka akan muncul registration link yang bisa dibagikan dan dibawah akan muncul menu Registration
  5. Edit Registration Option jika ingin menambahkan kolom pertanyaan yang lain.

Ini adalah cara membuat link pendaftaran untuk Webinar maupun Zoom Meeting. Link pendaftaran ini tidak menampilkan Meeting ID dan Password.

Fitur registrasi di Zoom ini bisa di set untuk disetujui otomatis dan manual. Data peserta akan disimpan pada form yang bisa digunakan untuk keperluan absensi.

Cara registrasi Zoom Meeting dan Webinar

Bagi calon peserta webinar, jika sudah mendapat link melaui Email atau Whatsapp maka bisa meng klik link tersebut, mengisi formulir yang diberikan.

Hal lain yang perlu diperhatikan :

Video conference awalnya hanya untuk memfasilitasi rapat atau seminar online (Web Meeting dan Webinar), namun kini hampir semua kegiatan bisa dilakukan secara virtual. Rapat paripurna online, upacara atau apel virtual, dan beebagai kegiatan lainnnya.

Untuk hasil video yang bagus, diperlukan kamera khusus untuk video conference atau video streaming. Sayangnya harga untuk video streaming yang bagus harganya lumayan tinggi. Ada yang menggunakan handycam atau kamera DSLR sebagai webcam dengan bantuan aplikasi seperti Sparcocam, namun hasilnya belum maksimal.

Untuk menggunakan kamera DSLR atau camcorder sebagai webcam untuk Zoom Meeting atau video streaming bisa menggunakan converter dari HDMI keluaran kamera ke komputer via USB.

Zoom Meeting atau Webinar menggunakan kamera DSLR bisa menjadi alternatif jika tidak mempunyai kamera khusus.

Saat ini tersedia adapter HDMI ke USB dengan harga kurang dari Rp. 100 rb. Hasilnya kita bisa video conference atau streaming menggunakan kamera dengan resolusi tinggi sehingga kualitasnya lebih bagus.

Penggunaan aplikasi video Conference seperti Zoom untuk rapat secara online sekarang sudah biasa dilakukan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Cara paling mudah untuk melakukan vicon ini adalah menggunakan webcam yang tersedia di laptop atau komputer.

Jika anda ingin gambar yang lebih jernih bisa menggunakan webcam tambahan dengan resolusi lebih besar atau menggunakan camera yang memang didesain untuk video conference.

Sebenarnya anda juga bisa menggunakan kamera DSLR yang anda miliki untuk keperluan video conference hanya menggunakan kabel USB saja. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan yaitu Sparkocam. Caranya sangat mudah yaitu instal aplikasinya lalu hubungkan melalui kabel USB.

Pada aplikasi video conference yang digunakan pilih SparcoCam.

Selain menggunakan aplikasi diatas, bisa juga menggunakan perangkat tambahan berupa adapter HDMI ke USB agar kamera DSLR bisa langsung digunakan untuk Zoom Meeting atau Webinar.