Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Aplikasi pada Instansi Pemerintah

1. Tujuan

Mengatur langkah-langkah yang harus diikuti dalam pengelolaan aplikasi pada instansi pemerintah untuk memastikan efisiensi, keamanan, dan kualitas penggunaan aplikasi.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua aplikasi yang digunakan oleh instansi pemerintah dalam menjalankan tugas dan fungsi pelayanan publik. 3. Referensi Daftar referensi yang digunakan dalam pengembangan SOP ini.

4. Definisi Definisi istilah-istilah yang digunakan dalam pengelolaan aplikasi.

5. Tanggung Jawab dan Kewenangan Menjelaskan tanggung jawab dan kewenangan masing-masing pihak yang terlibat dalam pengelolaan aplikasi, termasuk pengguna, pengembang, dan tim IT.

6. Proses Pengelolaan Aplikasi

a. Identifikasi Kebutuhan Aplikasi – Membuat analisis kebutuhan aplikasi yang sesuai dengan tujuan instansi pemerintah. – Melakukan survei dan penelitian untuk memastikan kebutuhan pengguna terpenuhi.

b. Perencanaan Aplikasi

– Membuat rencana pengembangan aplikasi yang mencakup estimasi biaya, waktu, dan sumber daya yang diperlukan.

– Melakukan analisis risiko terhadap pengembangan aplikasi dan merencanakan tindakan mitigasi.

c. Pengembangan Aplikasi

– Melakukan perancangan dan pembangunan aplikasi sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.

– Melakukan uji coba dan pengujian aplikasi untuk memastikan kualitas dan keamanan.

d. Implementasi Aplikasi

– Melakukan instalasi dan konfigurasi aplikasi di lingkungan produksi.

– Melakukan migrasi data dari sistem lama ke aplikasi baru jika diperlukan.

– Melakukan pelatihan kepada pengguna tentang penggunaan aplikasi.

e. Operasional Aplikasi

– Memantau dan memelihara aplikasi untuk memastikan ketersediaan dan kinerja yang optimal.

– Mengatasi masalah teknis dan kesalahan yang terjadi pada aplikasi.

– Melakukan pembaruan aplikasi sesuai dengan kebutuhan dan perubahan regulasi.

f. Evaluasi Aplikasi

– Melakukan evaluasi berkala terhadap aplikasi untuk memastikan pemenuhan kebutuhan pengguna.

– Melakukan survei kepuasan pengguna terhadap kualitas dan kinerja aplikasi.

g. Pemutusan Aplikasi

– Menentukan tindakan yang harus diambil jika aplikasi tidak lagi relevan atau tidak efektif.

– Menghapus data dan informasi yang terkait dengan aplikasi yang akan diputus.

7. Penutup

SOP ini harus dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan aplikasi pada instansi pemerintah. SOP dapat diperbarui atau direvisi sesuai dengan perubahan kebutuhan dan perkembangan teknologi.

Meskipun Chromebook dikenal sebagai perangkat yang sangat tergantung pada koneksi internet, masih ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan tanpa koneksi internet. Berikut adalah beberapa cara untuk menggunakan Chromebook tanpa koneksi internet:

  1. Menulis Dokumen: Anda dapat menulis dokumen dengan menggunakan aplikasi seperti Google Docs atau Microsoft Word Online yang tersimpan di dalam Drive Anda.
  2. Edit Foto: Anda dapat mengedit foto dengan aplikasi seperti Pixlr Editor atau Canva yang tersedia secara offline.
  3. Baca Buku: Anda dapat membaca buku elektronik yang sudah Anda unduh dengan aplikasi seperti Google Play Books atau Amazon Kindle.
  4. Mendengarkan Musik: Anda dapat mendengarkan musik yang sudah Anda unduh atau memutar lagu dari CD dengan menggunakan aplikasi seperti Google Play Music.
  5. Bermain Game: Anda dapat bermain game yang sudah Anda unduh atau yang dapat dimainkan secara offline seperti Candy Crush Saga atau Angry Birds.

Itu adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan pada Chromebook tanpa koneksi internet. Semoga membantu!

Remote Desktop memungkinkan kita mengakses PC atau Laptop dari dari jarak jauh asalkan ada koneksi internet. Pandemi membuat para pegawai harus bekerja dari rumah. Terkadang kita perlu membuka atau bekerja menggunakan komputer yang ada di kantor. Cara agar bisa menggunakan komputer dikantor dari rumah adalah dengan menginstal aplikasi remote desktop pada komputer yang akan diremote.

Ada banyak aplikasi remote desktop yang bisa dipilih baik yang gratis maupun berbayar :

  1. TeamViewer. Merupakan aplikasi remote desktop yang sudah ada cukup lama. Bisa digunakan untuk Windows, Linux maupun Android. Download Teamviewer.
  2. UltraViewer. Alternatif dari TeamViewer, cara menggunakanya juga mudah. Download UltraViewer.
  3. Anydesk. Aplikasi remote desktop yang penggunanya cukup banyak karena mudah digunakan dan cepat aksesnya. Download AnyDesk.
  4. Chrome Remote Desktop. Merupakan aplikasi remote desktop yang sangat cocok digunakan bagi anda yang banyak bekerja menggunakan browser Google Chrome. Download Ekstensi Google Chrome Remote Desktop.
  5. Microsoft Remote Desktop. Download Microsoft Remote Desktop Assistant
  6. Zoom, Selain untuk meeting online, kita juga bisa menggunakan Zoom untuk remote desktop dengan cara share screen dan pilih request remote control.

Instansi Pemerintah pusat maupun daerah mengelola banyak sekali aplikasi untuk administrasi pemerintahan dan pelayanan publik. Aplikasi dibuat dengan tujuan mempermudah pekerjaan. Namun terkadang aplikasi ini juga menambah masalah baru karena kendala teknis, perubahan regulasi, input data dan duplikasi data karena tidak ada integrasi.

Berikut singkatan aplikasi yang umum di kalangan ASN, SAKIP, WBS, SIPKD, SIPD, SIMDA, SIKN, SIMAYA, SIAK, SIMRAL, SIPPEDA, SISMONTEPRA, JDIH, E-KINERJA, SISMIOP, SIKDA, SICANTIK, E-LAPOR dan SI lainnya. Belum lagi sistem informasi yang dibuat hanya untuk keperluan proyek perubahan diklat PIM.

Sistem Pengadaan Secara Elekronik (SPSE) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh LKPP untuk keperluan pengadaan barang /jasa pemerintah. Aplikasi ini diinstall pada server yang di kelola oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada instansi baik pemerintah pusat maupun daerah.

Dengan adanya aplikasi ini maka proses lelang manual yang sering bermasalah perlahan berubah menjadi lebih transparan dan kredibel.

Sejarah LPSE Kabupaten Buleleng

Kabupaten Buleleng sudah menginstall aplikasi SPSE versi 2.3 pada server pada tahun 2012. Ini merupakan aplikasi pertama yang menggunakan server sendiri untuk diakses publik.

Tahap instalasi masih dibantu oleh tim IT dari LKPP menggunakan remote akses. Pengelola LPSE pelan pelan memahami alur dari aplikasi ini.

LPSE memiliki standar Operating Pocedure yang jelas mengenai pengelolaan sistem, pengelola, hak akses, back up data, eskalasi permasalahan, manajemen perubahan dan resiko keamanan informasi.

Selanjutnya aplikasi ini terus diperbaharui ke versi 3 dan 4 mengikuti perubahan regulasi dan kemudahan penggunaan. SPSE juga mulai diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti rencana umum pengadaan untuk memudahkan pengguna.

Standarisasi diperlukan untuk menjamin aplikasi tetap aman dan berfungsi dengan baik.

Tidak banyak aplikasi pemerintahan yang bisa terus berkembang untuk penyempurnaan. Arah kebijakan anggaran dan adanya mutasi pejabat pengelola terkadang mempersulit pengembangan aplikasi.

Baca juga :

  1. Infrastruktur SPBE Pemerintah Daerah
  2. Kecerdasan Buatan dalam Aplikasi Pemerintah

Pembelajaran daring atau online adalah proses belajar mengajar yang dilaksanakan tidak dengan dengan tatap muka langsung tetapi menggunakan platform atau aplikasi.

Pembelajaran Daring yang Nyaman untuk para Guru

Tantangan terbesar pembelajaran daring bagi tenaga pengajar adalah bagaimana menyampaikan materi pelajaran agar diterima dengan baik oleh para siswa. Berbeda dengan pembelajaran secara langsung di kelas dimana para guru dapat melihat langsung para siswa dan bisa berkomunikasi kasi secara efektif. Pembelajaran daring diusahakan bisa berjalan mendekati kualitas pembelajaran secara konvensional. Ada beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh para pengajar agar proses belajar mengajar berjalan efektif :

  • Memilih Platform yang tepat. Ada banyak pilihan platform yang bisa digunakan untuk belajar daring, Google Clasrooom, Zoom, Whatsapp dan Skype adalah aplikasi gratis yang dapat dimanfaatkan untuk pembelajaran daring ini.
  • Menyiapkan infrastruktur teknologi. Perangkat seperti koneksi internet yang stabil, laptop atau komputer lengkap dengan webcam dan mic yang bagus, jika memungkinkan gunakan layar monitor dengan ukuran lebih lebar ala gamer atau Youtuber.
  • Membuat ruang mengajar virtual. Buatlah meja mengajar senyaman mungkin agar tidak gangguan suara dari luar.
  • Dalam suatu forum Smart City di Bandung beberapa tahun silam, perwakilan dari Pemerintah Daerah memaparkan jumlah aplikasi dan sistem informasi yang dimiliki dan siap dibagikan ke Pemda lain di Indonesia sehingga tidak perlu membeli lagi. Antar Pemerintah Daerah hanya perlu membuat Memorandum of Understanding (MoU) dan perjanjian kerjasama. Semangatnya adalah ” tingkatkan kolaborasi kurangi kompetisi”. Memang setiap daerah melaksanakan tugas dan fungsi yang sama sehingga seharusnya bisa menggunakan aplikasi dan sistem informasi yang sama. Pada umumnya aplikasi yang dikembangkan oleh pemerintah daerah adalah untuk pelayanan publik dan administrasi pemerintahan.

    Aplikasi layanan publik yang harus digunakan oleh pemerintah daerah antara lain Sistem Perijinan Online untuk proses perijinan, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, Sistem Pengadaan Barang Jasa, Sistem Antrian Rumah Sakit dan Sistem Pengaduan warga. Sedangkan aplikasi untuk administrasi pemerintahan antara lain Sistem Informasi Perencanan, Penganggaran dan pertanggunjawaban (e-planning-e-budgeting), Sistem Informasi Kepegawaian, Sistem Informasi Kinerja, Sistem Informasi Kearsipan dan lain – lain. Di samping kedua jenis aplikasi tersebut, ada beberapa daerah yang sistem pemerintahan secara elektronik nya sudah maju mengembangkan aplikasi untuk menunjang tugas pokok dan fungsinya dengan memanfaatkan teknologi terbaru seperti Internet of Thing (IOT) maupun Big Data. Salah satu pemanfaatan IOT misalnya untuk mendeteksi banjir, bencana alam atau kemacetan di jalan raya.

    Adopsi aplikasi maupun sistem informasi dianggap sebagai suatu cara paling mudah untuk menerapkan kesuksesan satu daerah ke daerah yang lain. Proses instalasi umumnya tidak menjadi masalah dan dapat dilaksanakan secara remote dari daerah yang memberikan aplikasi. Namun pada tahap implementasi setelah sistem informasi diterapkan ada beberapa permasalahan yang muncul. Aplikasi yang dikelola pemerintah daerah memerlukan infrastruktur dan sumberdaya manusia yang mampu mendukung sebuah sistem informasi dapat berjalan secara berkelanjutan.

    Arah pengembangan sistem pemerintahan berbasis elektronik setelah adanya aplikasi adalah integrasi dengan aplikasi lain dan selanjutnya adalah optimalisasi sehingga bisa beradaptasi dengan regulasi yang baru. Aplikasi yang sudah berjalan mau tidak mau harus dilakukan penyesuaian agar dapat berkomunikasi dengan aplikasi yang lain. Aplikasi yang diadopsi harus diperbaharui. Disinilah permasalahan yang muncul terutama bagi pemerintah daerah yang tidak memiliki sumber daya yang cukup. Belum lagi aplikasi yang dipakai tidak memiliki dokumentasi yang detail terhadap aplikasi tersebut.

    Pandemi covid 19 membuat kegiatan belajar dan bekerja dari rumah dengan memanfaatkan aplikasi teknologi informasi. Salah satu aplikasi yang sering digunakan adalah aplikasi video Conference atau rapat online. Zoom adalah aplikasi video conference yang paling umum digunakan karena menyediakan fasilitas gratis untuk 100 orang peserta.

    Salah satu perusahaan dari India baru – baru ini juga mengeluarkan aplikasi video conference yang diklaim lebih aman dan memiliki fasilitas seperti yang disediakan oleh Zoom. Aplikasi ini bernama Say Namaste yang juga bisa digunakan secara gratis untuk 50 peserta. Jika anda mencari alternatif aplikasi video conference gratis maka Say Namaste layak dicoba.